Sampai sekarang e-mail masih menjadi bagian penting dari pekerjaan, terutama bagi orang kantoran. Namun, kadang e-mail penting yang kita kirim tidak mendapat respons yang diharapkan. Bagaimana, sih, tips menulis e-mail agar dibaca orang?
Memang di zaman sekarang, tuh, dalam sehari orang selalu menerima puluhan hingga ratusan e-mail, baik untuk urusan kantor maupun hal lain. Tak kaget jika BBC mengatakan 75% e-mail tidak pernah dibuka!
Namun, saat WFH seperti sekarang membuka e-mail, tuh, semakin sulit. Meski bilangnya bekerja dari rumah pada kenyataannya ada banyak hal yang diurus–bukan hanya tugas kantor saja! Kita pun berusaha menyelesaikan pekerjaan sehingga membaca e-mail jadi prioritas ke sekian.
Hmm, mungkin kita memang memerlukan tips menulis e-mail yang menarik agar orang saat WFH pun merasakan urgensi untuk membukanya.
Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan Saat Mengirim E-Mail agar Menarik Perhatian Penerima
Dengan mempraktikkan beberapa tips cara menulis e-mail yang efektif, penerima pasti akan merasa lebih tertarik untuk langsung membuka e-mail kirimanmu dan tidak menundanya.
1. Perhatikan waktu
Kalau sang penerima e-mail menerima pesanmu sesudah jam kantor, nih, kemungkinan mereka hanya akan melihatnya sekilas lewat ponsel dan kelupaan mengeksekusinya. Maka dari itu, lebih baik mengirim e-mail di jam kerja saja.
Orang akan lebih mungkin membuka e-mail saat mereka sedang bekerja. Sebaiknya kirim e-mail di pagi hari sekitar pukul 10 pagi atau sesudah istirahat makan siang. Jangan mengirim saat masih jam makan siang! Ketika orang memulai pekerjaan, kan, biasanya mereka langsung mengecek e-mail. Di sinilah kamu harus mengirim e-mail yang penting.
Jika kamu bisa mengirim e-mail jauh-jauh hari, lebih baik mengirim e-mail pada hari Selasa. Orang-orang menjadi sangat produktif pada hari Selasa karena di hari Senin biasanya mereka masih berusaha mengejar hal-hal yang tertinggal selama akhir pekan.
Kamu bisa memanfaatkan layanan tambahan yang bisa mengirim e-mail pada jam-jam tertentu. Jadi, kamu tetap bisa menulis e-mail kapan saja dan atur waktu pengiriman sehingga penerima akan menerima e-mail sesuai dengan waktu yang kamu tentukan.
2. Bikin subjek yang menarik
Pilih subjek yang menarik perhatian dan pendek! Pakailah subjek yang cukup personal, deskriptif, dan singkat. Subjek yang baik hanyalah terdiri atas 6-10 kata saja dan mudah dimengerti karena subjek yang rumit akan membuat pembaca malas dari awal.
Kamu juga bisa membuat subjek yang menarik, tapi jangan terlihat berlebihan dan maksa banget juga. Jangan gunakan terlalu banyak tanda baca (terutama tanda seru) dan huruf besar.
Untuk memberi sentuhan personal, kamu bisa tambahkan nama dari penerima di subjek sehingga dia merasa terpanggil untuk membuka.
3. Keep it short, sweet, and clear
Berdasarkan analisa pengguna yang dilakukan oleh Boomerang, e-mail dengan jumlah kata sebanyak 50-125 menjadi e-mail yang paling sering dibalas. Kalau e-mail yang kita kirim hanya sependek ini, kemungkinan dibalasnya bahkan lebih dari 125 kata, lho.
Kalau setelah menuliskan e-mail lebih dari 125 kata atau perlu terus-menerus saling berbalas, ya, lebih baik lakukan pembicaraan lewat telepon saja. Dengan menulis e-mail yang pendek kita bisa menuliskan intinya secara jelas dan padat sehingga meminimalisasi miskom juga.
Tulis e-mail langsung kepada inti dari hal yang ingin kamu bahas saja, tidak perlu banyak basa-basi. Buat kalimat pertama yang menarik dan langsung nyatakan pertanyaan atau keperluanmu secara singkat, padat, dan jelas.
4. Kasih highlight dan bullet
Orang memiliki kebiasaan untuk scanning saat membaca e-mail. Jadi, lebih baik kamu menandai hal-hal yang penting. Kamu bisa menandai hal yang penting dengan menebalkan bagian tersebut ataupun memberi jeda 1-2 paragraf sebelum menuju paragraf yang penting.
Selain itu kamu juga bisa memanfaatkan bullets untuk menekankan poin-poin yang perlu ditonjolkan dan dipisahkan dari informasi lain. Bullets akan memberikan jarak antarkalimat sehingga lebih mudah dibaca juga oleh penerima.
5. Persiapkan semua yang mungkin akan ditanyakan
Tips menulis e-mail lain adalah jangan sampai kamu membiarkan ada celah buat orang mempertanyakan atau menyalahartikan e-mail kirimanmu. Jangan juga membuat penerima e-mail meminta informasi lebih lanjut tetapi sebenarnya kamu tidak mempunyai segala kelengkapan informasi.
Antisipasi pertanyaan-pertanyaan yang mungkin akan diberikan dan berikan jawaban itu di dalam e-mail terlebih dahulu. Contohnya kalau kamu harus menentukan vendor untuk sebuah acara, langsung berikan informasi mengenai vendor-vendor itu saat bertanya kepada atasan atau kolega kerjamu.
Di sini kamu memang butuh meluangkan waktu untuk merancang e-mail dan mungkin isi e-mail akan sedikit lebih panjang. Namun, kamu dan penerima e-mail tidak akan menghabiskan banyak waktu untuk terus saling menjawab melalui e-mail yang membutuhkan respons cepat.
6. Daftar lengkap pertanyaanmu
Sebel nggak, sih, kalau kamu sudah memberikan banyak informasi dan opsi di e-mail, lalu penerima malah memberi jawaban yang nggak jelas, atau cuma ‘oke’ dan ‘bagus’ saja?
Untuk menghindari ini pastikan tujuanmu menulis e-mail dengan jelas. Kalau kamu minta opini atau jawaban yang jelas, tuliskan ini di e-mailmu sejak awal. Kalau pertanyaanmu cuma satu saja, tulis di subjek e-mail saja.
Jika kamu memiliki lebih dari satu pertanyaan, tuliskan seluruh pertanyaanmu di baris pertama e-mail agar penerima tahu apa yang harus dicari dan dibaca. Kalau pertanyaanmu ‘mencar ke sana-sini’ biasanya, sih, nggak semua pertanyaanmu dijawab oleh penerima e-mail.
7. Berikan ekspresi lewat kata-kata
Kamu akan kesulitan menunjukkan emosi pada e-mail, maka dari itu terkadang orang akan berpikiran negatif terhadap isi e-mail. E-mail yang tidak personal, panjang, dan datar saja memang cenderung membosankan.
Oleh karena itu, lebih baik gunakan kata yang cukup positif atau agak negatif agar jelas emosi dari jawabanmu. Jangan marah-marah di e-mail juga,ya! Contohnya kata-kata yang bisa ditambahkan dalam e-mail adalah “bagus sekali” atau “kurang suka”. E-mail yang memiliki emosi bisa meningkatkan 10%-15% kemungkinannya untuk direspons.
Kalau kamu mau memakai e-mail yang bahasanya lebih kasual atau menggunakan emoji, perhatikan dulu budaya dari penerima e-mail dan budaya e-mail di negara tersebut. Jangan sampai kamu dianggap tidak profesional hanya gara-gara e-mail, ya.
Kini kamu bisa menerapkan semua tips menulis e-mail ini dan menanti jawaban yang datang dari rekan kerjamu. Kalau tidak ada respons dan kamu butuh jawaban segera, ya, solusinya adalah menelpon saja tanpa ditunda-tunda lagi.
Apakah tips menulis e-mail di atas membantumu? Adakah tips karier atau WFH yang sedang kamu butuhkan? Yuk, tuliskan komentarmu di bawah ini.
